Rekisteriseloste

    REKISTERISELOSTE YHTEIS JÄSENREKISTERILLE

                                                

Tietosuojaseloste


Yhteisjäsenrekisteri 

Rekisterinpitäjä SF-Caravan ry (0415946-5)

Viipurintie 58 13210 Hämeenlinna

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Mira Kulmala-Sjöman,

puh. 03 615 3120, jasenrekisteri@karavaanarit.fi

 SF-Caravan Karkkila ry

 Mäntyrinteentie 14, 03400 Vihti

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Reijo Virtanen.

puh. 0405062640  reijo.virtanen1@outlook.com


Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yhteis jäsenrekisteri


Rekisterinpitäjä ylläpitää yhdistyslain (26.5.1989/503) mukaista jäsenluetteloa, johon tallennetaan tiedot sen jäsenistä.
 Käsittelyn oikeusperuste Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Rekisterin käyttötarkoitus on organisaation jäsenrekisterin ylläpitäminen, jäsenten tilausten hallinnointi, arkistointi ja käsittely sekä jäsensuhteen hoitaminen. Tietoja voidaan käyttää toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme. Henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Rekisterin tietoja voidaan käyttää organisaation omissa rekistereissä esimerkiksi mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Organisaatio saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan rekisterinpitäjäorganisaation jäsensuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta. Organisaatiolla on oikeus julkaista jäsenrekisterin sisältämiä tietoja sähköisenä tai kirjallisena luettelona, ellei jäsen sitä erityisesti kiellä. Luettelolla tarkoitetaan tässä tapauksessa esim. postitustarroja suoramainoksiin tai vastaavia. Jäsenellä on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun, sähköpostitse (s-postiosoite) tai rekisterin yhteyshenkilölle. Käsittelyn oikeusperusteena on sopimus.


Oikeutetun edun peruste

Käsittelyn oikeusperusteena on sopimus.

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

Nimi, edustettu organisaatio, yhteystiedot, laskutustiedot

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoituskumppanit (taloushallinto) soveltuvin osin




Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja: - Jäsennumero - Henkilön etu- ja sukunimi - Edustamansa yhteisö - Sähköpostiosoite - Postiosoite - Puhelinnumero - Syntymävuosi - Sukupuoli - Jäsenlaji ja jäsenyyden tila - Jäsenyyteen liittyvät tietueet; jäsenen yhdistysjäsenyydet, kerhojäsenyydet, suoritetut ajotaitomerkit, myönnetyt huomionosoitukset, luottamus- ja vastuutehtävät, jäsentarratilaukset, uutiskirjeen tilaaja, jäsenportaalin käyttäjätunnus, jäsenmaksulaskutukseen liittyvät tiedot, jäsenkortin tilaustiedot - suoramarkkinointilupa/-kielto - www-osoite - IP numero - Tiedot aikaisemmista tilauksista


Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan jäsenen tekemistä rekisteröitymisistä sekä jäsensuhteen aikana jäsenen tekemistä ilmoituksista. Nimi- ja yhteystietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä (Posti). Tietoja voidaan saada myös alihankkijoilta, jotka liittyvät palvelun käyttämiseen tai tuottamiseen. Jäsenen muista toimista digitaalisessa ympäristössä voidaan saada tietoja yhteistyökumppaneiden sivustoista, tietojärjestelmistä tai muista digitaalisista lähteistä, joihin kirjaudutaan sähköisen kutsun kautta (linkki), evästeiden kautta tai käyttämällä jäsenille annettuja tunnuksia. SF-Caravan ry luovuttaa henkilötietoja lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. SF-Caravan ry luovuttaa henkilötietoja jäsenyhdistyksille, yhteistyökumppaneille ja tilastollisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole rekisterinpitäjän tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista



Henkilötietojen säilyttämisaika


Henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä koko jäsenyyden ajan. Jäsenyyden päätyttyä jäsenellä on mahdollisuus ilmoittaa tietojensa poistamisesta kokonaan. Mikäli hän ei tästä ilmoita, säilytetään tiedot liittokokouksen päätöksellä toistaiseksi, jotta jäsenyys voidaan henkilön pyynnöstä aktivoida uudelleen voimaan samalla jäsennumerolla. 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

SF-Caravan ry luovuttaa henkilötietoja lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. SF-Caravan ry luovuttaa henkilötietoja jäsenyhdistyksille, yhteistyökumppaneille ja tilastollisiin tarkoituksiin. Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan organisaation käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa lisäarvopalvelun tuottamiseen. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole organisaation tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista

Rekisterin suojauksen periaatteet

A: Manuaalinen aineisto Jäsentapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti käsiteltävät jäsentietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja jäsentietoja. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Rekisterin suojauksen periaatteet B:


Sähköinen aineisto Ainoastaan määrätyillä organisaation ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää jäsenrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa. 

Evästeet

Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme. Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja: - vierailijan IP-osoite - vierailun ajankohta - selatut sivut ja sivujen katseluajat - vierailijan selain Sinun oikeutesi Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen. GOOGLE ANALYTICS Sivustolta kerätään käyttöstatistiikkaa Google Analytics -palveluun, jonka tarkoituksena on sivuston seuranta, kehittäminen ja markkinoinnin suunnitteleminen. Kerättävästä datasta ei voida yksilöidä tietoja yksittäiseen käyttäjään tai henkilöön. Lisäksi sivustolla on käytössä kohderyhmätieto- ja aihepiiritiedon keräys (Google Analytics Demographics), jolla tallennetaan käyttäjästä mm. ikä, sukupuoli ja käyttäjän aihepiirit. Näiden tietojen keräämiseen liittyviä asetuksia voit muuttaa omalla Google-tililläsi osoitteessa https:// www.google.com/settings/ads Google Analytics seurannan voit ottaa halutessasi pois käytöstä Chrome-selaimen lisäosalla.

Automaattinen käsittely ja profilointi


Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi. Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalvelupisteeseen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä yorganisaation asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojaasetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki p. 029 56 66700 tietosuoja@om.fi www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.

                     

REKISTERISELOSTE SF-CARAVAN KARKKILAN JÄSENREKISTERI

                                                            Henkilötietolaki (523/1999) 10 §

                                                           Laatimispäivä 29.4.2018




Nimi

SF-Caravan Karkkila ry

Osoite

Leo Kylmä. Mäntyrinteentie 14, 03400 Vihti

Puhelinnumero

044 308 7780

Sähköpostiosoite

caravan.karkkila@gmail.com

www-sivut

www.sfc-karkkila.fi



Rekisterinpitäjä
Reijo Virtanen

Puhelinnumero

0405062640

 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sähköpostiosoite

reijo.virtanen1@outlook.com


 
Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri



 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

jäsenyyden hoitamiseksi ja yhdistyksen tapahtumiin osallistujat.
 


 Rekisterin tietosisältö
Etunimi,sukunimi. osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite,sfc jäsennumero, tapahtumiin osallistujat.



 Säännönmukaiset tietolähteet
SF-Caravan jäsenrekisteri

 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteritietoja ei luovuteta eteenpäin


 


 
 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tämän rekisterin tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet
ATK yhdistysavaimen nettirekisteri. Käyttöoikeus rajattu

 
 Tarkastusoikeus
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Pyyntö osoitetaan rekisterinpitäjälle kirjallisesti (sähköpostilla tai kirjeitse).

 
Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusasioissa sekä virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisua koskevissa asioissa rekisteröity voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään.









Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Kielto-oikeus

Suoramarkkinointikiellosta voi halutessaan ilmoittaa rekisterinpitäjälle.
 

                                  


  TREFFI REKISTERISELOSTE

                                                                 EU:n tietosuoja-asetuksen 2016/679 mukainen                                                                      Laatimispäivä 29.4.2018



1. Rekisterinpitäjä

Nimi ja y-tunnus

Sf-Caravan Karkkila ry

Y-tunnus 2965234-4
 

Osoite

Leo Kylmä. Mäntyrinteentie 14, 03400 Vihti

Puhelinnumero

0443087780

Sähköpostiosoite

leokylma@kolumbus.fi

www-sivut

www.sfc-karkkila.fi


2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi
Reijo Virtanen

Puhelinnumero

0405062640

Sähköpostiosoite

reijo.virtanen1@outlook.com


3. Rekisterin nimi
 


SF-caravan Karkkila Treffirekisteri


4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus


Rekisterinpitäjä on perustanut majoitusrekisterin treffialueella majoittuvien tietojen hallinnoimista varten. Matkustajatietoja ja matkustajarekisteriä käytetään yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi sekä rikosten ennalta estämiseksi ja selvittämiseksi sekä tilastojen laatimiseen majoitus- ja ravitsemislain mukaisesti.
 


5. Rekisterin tietosisältö


Rekisteröidyn tiedot tallennetaan matkustajarekisteriin. Rekisteriin tallennetaan majoittujan etunimi, sukunimi, lähiosoite, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, SF-Caravanin jäsennumero (jos on), majoittumisaika sekä muiden samassa yksikössä majoittujien tiedot.
 


6. Säännönmukaiset tietolähteet


Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä matkustajailmoituksen täyttämisen yhteydessä. Rekisteröity itse täyttää ja vahvistaa allekirjoituksellaan matkustajailmoituksen tiedot.
 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset


Matkustajarekisterin tietoja ei luovuteta eteenpäin muille kuin viranomaisille. Matkustajatietojen luovuttaminen poliisille tapahtuu majoitus- ja ravitsemislain 8 §:n mukaisesti.


 


8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tämän rekisterin tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Matkustajarekisterin tietoja säilytetään tietokoneella, jonne on rajattu pääsy vain rekisterinpitäjän nimeämillä henkilötietojen käsittelijällä. Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa. Rekisterinpitäjä säilyttää matkustajailmoitukset ja –tiedot yhden vuoden ajan matkustajailmoituksen allekirjoittamispäivästä, jonka jälkeen ne hävitetään.
 

10. Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Pyyntö osoitetaan rekisterinpitäjälle kirjallisesti (sähköpostilla tai kirjeitse).
 

11. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusasioissa sekä virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisua koskevissa asioissa rekisteröity voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään.
 

12. Kielto-oikeus


Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Suoramarkkinointikiellosta voi halutessaan ilmoittaa rekisterinpitäjälle.